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大家好呀～
今天，灵遥将继续为你带来《零加班工作》一书的共读。
昨天的文章里，我们了解到了工作无法按计划完成的六个原因，不知道你是否有对照自己现有的工作，开始做排查，并思考对策了呢？
接下来，我们将学习跳出既定思维模式，重新划分优先级的四条原则，以及对工作进行分解整合、搞定瓶颈的方法。
希望能对你有帮助～
01.
划分优先级，
就是要实现时间价值最大化
之所以要划分优先级，是因为我们的时间是有限的。
如果不仔细思考该按照什么顺序，用怎样的方法去处理这些工作，那么我们势必无法在规定时间内完成工作。
因此，我们必须要以“时间价值最大化”为出发点去安排工作。
通常来说，以下四个因素，会对我们的时间价值产生影响：
- 现在所处的地点
- 周围的环境
- 时间段
- 身体状况
原则一：时间价值会随工作地点而变化
同样是一个小时，其价值也会因为所处的工作地点的不同而不同，换句话来讲，就是“随着工作地点的改变，应当处理的工作会有变化”。
比如，同样是三个小时，在外地出差和在办公室时，处理的工作内容就会有所不同的。
在出差前，不少人都会忙于处理手头的工作，然后等到达目的地后，再思考接下来的行程安排，这样做的效率其实是非常低的。
正确的做法应该是在公司里根据手里已有的名片和网络，调查清楚目的地都有哪些可以拜访的人士，模拟拜访路线，等回来后再处理日常工作。
原则二：时间价值会随环境而变化
举个例子，坐地铁和坐飞机。因为环境的不同（地铁上没有小桌板，但有Wi-Fi，飞机上没有Wi-Fi，但有小桌板），那么安排的工作就应该要有所变化，利用环境的优势，把时间价值提升上来。
另外，在环境不尽如人意的时候，我们还可以通过改造环境提升工作效率，比如，如果周围环境太嘈杂，我们便可以戴上降噪耳机；如果在外使用笔记本电脑不方便，那么不妨换成方便携带的iPad。
通过做一些类似的投资，即使在相同的环境里，我们也能处理更多种类的工作。
原则三：时间价值会随着时间段的不同而变化
有人在白天效率最高，有人喜欢在下午效率最高，有人在深夜工作效率最高，我们有必要找到自己一天当中效率最高的时间，在那段时间里，处理与时间段相匹配的工作。
原则四：时间价值会随着身体状况的改变而变化
给工作划分优先级时，需要考虑的最后一个原则是“时间会随着身体的变化而变化”。
身体健康、头脑清晰的时候，与生病时的工作状态相比，我们的工作效率会有非常大的区别，尤其是在处理一些需要专注的工作的时候，表现则更为明显。
因此，如果第二天要上班，或者被告知接下来会迎来高强度的工作，那么，你所应当做的，不是做好彻夜不眠的心理准备，而是尽量提前处理，以减轻每一天的负担，或者把工作安排给他人。
这样做到目的，是保证在工作之余，你能够留出足够的时间去恢复体力，以免因为休息不足，而导致第二天效率低下。
02.
想不赶进度，
承诺时要留有余地
你是否有过拍着胸脯承诺3天一定没问题，结果一拖就拖了一个月的情况呢？
在推进工作的过程中，如果想要保证“划分等级的四条原则”不被打破，我们还需要做到一点，那就是提前把握好每项工作需要的时间。
比如，
写一封邮件要多少时间；
写一篇报告要多少时间；
核算一个月的经费要多少时间；
甚至还有把废纸处理掉要多少时间，等等。
在测算时间的时候，我们还需要把准备时间计算进去，包括正式处理工作的时间，以及之后用于整理的时间。
如此一来，我们才不会因为被ddl追赶辛苦异常。
03.
对工作分解和整合
所谓的“对工作进行分解和整合”，是指把手里的工作分解成一些小的操作模块，再与其他工作当中出现的相同模块进行整合。
比如，用碎纸机销毁废弃文件，就可以分为：
- 把要销毁的文件整理出来；
- 把文件抱到碎纸机前；
- 操作碎纸机；
- 把文件清理掉。
如果你每销毁一次文件，都要跑完一整趟流程，难免会很辛苦。再加上大脑对工作的切换，那么难免会出现效率低下的情况。
如果把无数个1整合，一天抽出1-2个15分钟，去碎纸机前完成2-4，效率就会提高。
与之类似的，还有查看邮件，预订机票、书写贺卡、备菜、打扫房间等，只要能运用“分解+整合”的思路，要完成的工作就会减少。
而这些任务，其实也是你日后在有了下属以后，可以安排给下属去办的任务，因为都不是什么复杂的事情，耗时相对来说很短，你做起来也会轻松。
04.
找出瓶颈，突破瓶颈
在把工作分解成一个个环节之后，我们便会发现：如果其中的一些环节进展不顺利，那么便会导致整项工作都无法顺利进行。
用简单一些的语言表述就是：有些环节可能会阻碍整体工作的进展，我们把这样的缓解称作是工作中的“瓶颈”。
因此，要想提高工作效率，我们就必须要找出“瓶颈”，把它快速解决掉。
举个例子，商务会谈中，能否统一与会者的时间，会对会谈的正常开展产生较大的影响，是整个工作当中的瓶颈。
尤其是在我们面对的是一场要多人参加，又或者与会者都是大忙人的时候，就更难在日程上达成一致。如果与会者的时间迟迟无法达成一致，那么后面的工作进展会不顺利。
正是为了解决这个问题，提高沟通协调的效率，公司才确立了“例会”制度，让大家在例会上商讨重要工作，事先把某个固定日子（如，每周一的上午）确定为举行例会的时间，方便大家的沟通。
在发现瓶颈后，我们便要想办法去解决它：
首先，我们可以向有经验的人请教，比如，向上司询问；
其次，对会经常性出现的瓶颈，则可以提前做好准备，比如，如果时不时便有人向你要照片或是介绍，那么出于方便自己和对方的目的，你不妨先提前准备好；
然后，是不要放过任何一个小瓶颈。
代表之一就是找东西。据说，一个商务人士一年会花费大概150个小时找东西，用一周工作40个小时来计算，就是说我们一年会花费一个月的时间去找东西。如果经常性地整理办公桌，清点资料，那么就不用把这么多时间花费在找东西上了。
最后，是把瓶颈交付给有能力的人去办。
以上，便是今天的内容。
下一篇里，灵遥将继续为你带来《零加班工作》一书的共读。
敬请期待吧~
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文 | 武灵遥，一位践行着「日读书一本，日更文一篇」的职业读书人，更多好书拆解详见个人公众号：书语人间（syrjjy)
